Laboratorium Medyczne
Copyright © 2024 Elamed | Polityka prywatności
Cały proces weryfikacji wykonawców oraz badania i oceny ofert jest stosunkowo skomplikowany i podczas niego zamawiający musi podjąć wiele czynności. W dodatku należy pamiętać, że cały tok postępowania będzie wyglądał nieco inaczej w zależności od tego, czy zastosowana zostanie procedura zwykła, czy też procedura odwrócona.
TITLE: Verification of contractors and examination and evaluation of tenders in public procurement. Part II
STRESZCZENIE: Pomiędzy otrzymaniem przez zamawiającego ofert a ostatecznym dokonaniem wyboru najkorzystniejszej z nich zamawiający jest zobowiązany dokładanie i szczegółowo zweryfikować otrzymane oferty. Polega to przede wszystkim na zweryfikowaniu wykonawców pod kątem spełnienia przez nich warunków udziału w postępowaniu oraz braku zachodzenia w stosunku do nich podstaw wykluczenia, a także na zbadaniu oraz ocenie ofert. Celem niniejszego artykułu jest opisanie podstawowych założeń dotyczących weryfikacji wykonawców oraz badania i oceny ich ofert.
SŁOWA KLUCZOWE: zamówienia publiczne, prawo zamówień publicznych, laboratorium, weryfikacja wykonawców, badanie i ocena ofert
SUMMARY: Between the reception of tenders and the final selection of the best tender, a contracting party is required to carefully and thoroughly verify all submitted tenders. This process mainly consists in verifying contractors in terms of their compliance with the conditions of participating in the tender and the absence of any grounds for exclusion, as well as examining and evaluating tenders. The purpose of this article is to describe basic assumptions regarding the verification of contractors and the examination and evaluation of tenders.
KEYWORDS: public procurement, public procurement law, laboratory, verification of contractors, examination and evaluation of tenders
Weryfikacja wykonawców oraz badanie i ocena ich ofert jest jednym z najważniejszych etapów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W poprzednim artykule [1] zostały podane informacje na temat weryfikacji podmiotowej wykonawców (to jest sprawdzeniu, czy wykonawcy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz czy nie zachodzą w stosunku do nich podstawy wykluczenia).
Niniejszy artykuł kontynuuje rozpoczęty wcześniej temat, skupiając się na badaniu i ocenie ofert oraz wyjaśniając odrębności wynikające z zastosowania tzw. procedury odwróconej.
Badanie ofert (jak również ich ocena), w odróżnieniu od weryfikacji podmiotowej wykonawców, nie polega już na sprawdzeniu cech samych wykonawców. Badanie ofert skupia się na stronie przedmiotowej – to znaczy na sprawdzeniu tego, co wykonawca zaoferował w złożonej ofercie.
Najważniejszym elementem badania ofert jest sprawdzenie, czy produkt lub usługa (względnie robota budowlana) są zgodne z opisem przedmiotu zamówienia oraz pozostałą treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, które zamawiający wcześniej przygotował.
Jako przykład można wskazać postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest dostawa próbówek do laboratorium. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) powinien być zawarty opis przedmiotu zamówienia, w którym mogło zostać wskazane, że próbówki muszą mieć objętość mieszczącą się w granicach od 10 do 12 mililitrów. Zamawiający mógł wymagać również przedstawienia próbek zaoferowanego przez wykonawcę produktu w celu sprawdzenia, czy produkt faktycznie spełnia postawione wymagania.
W tak przedstawionym przykładzie badanie ofert będzie polegać na sprawdzeniu, czy przedstawiona przez wykonawcę próbka faktycznie posiada dopuszczoną przez zamawiającego objętość.
Oczywiście, w praktyce opis przedmiotu zamówienia jest dużo bardziej rozbudowany, więc również badanie ofert przebiega w bardziej skomplikowany sposób.
Badanie ofert często wymaga specjalistycznej wiedzy. Nie zawsze wystarczające będzie posiadanie wiedzy wyłącznie w zakresie prawa zamówień publicznych. Niezbędna jest również wiedza na temat przedmiotu zamówienia, w tym tego, jakie konkretnie właściwości powinien on posiadać. Często w badaniu ofert bierze również udział personel medyczny.
Jeżeli w wyniku badania ofert zamawiający dojdzie do wniosku, że produkt (względnie usługa lub robota budowlana) nie spełnia wymagań zamawiającego postawionych w SIWZ, to oferta musi podlegać odrzuceniu.
Jednym z elementów badania ofert jest również sprawdzenie przez zamawiającego, czy cena, którą wykonawca zaoferował, nie jest ceną rażąco niską.
Ustawa Prawo zamówień publicznych [2] nakazuje bowiem zamawiającemu zainterweniować, jeżeli ma podejrzenie, że cena zaoferowana przez wykonawcę jest nierealnie niska (to znaczy w przypadku wystąpienia ceny, za którą nie jest możliwe wykonanie zamówienia w należyty sposób). Ma to za zadanie uchronić zamawiającego przed zawarciem umowy w sytuacji, gdy z góry wiadomo, że za tak niską cenę zamówienia wykonać się po prostu nie da, a w konsekwencji wykonawca albo umowę wykona nienależycie (na przykład dostarczy produkt dużo gorszej jakości niż deklaruje), albo w ogóle nie będzie w stanie jej wykonać.
Jeżeli zamawiający ma takie podejrzenie, to jego obowiązkiem jest wezwanie wykonawcy do złożenia wyjaśnień dotyczących zaoferowanej ceny.
Co jest warte podkreślenia, obowiązek wezwania do wyjaśnień ceny istnieje zawsze, gdy cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od (1) wartości zamówienia (powiększonej o należny podatek od towarów i usług) lub (2) średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert.
Po otrzymaniu wezwania wykonawca ma obowiązek udzielić stosownych wyjaśnień. Zadaniem wykonawcy w takiej sytuacji jest udowodnienie, że mimo zaoferowania niskiej ceny jest w stanie w sposób należyty wykonać zamówienie. Aby podołać temu obowiązkowi, wykonawca powinien przedstawić stosowne dowody, którymi mogą być na przykład umowy, jakie ma zawarte ze swoimi dostawcami, pracownikami czy innymi kontrahentami.
Zamawiający analizuje i ocenia otrzymane od wykonawcy wyjaśnienia. Jeżeli uzna, że wykonawca niedostatecznie udowodnił, że jest w stanie wykonać zamówienie za zaoferowaną cenę, to ma obowiązek odrzucić ofertę wykonawcy.
Dokonując badania ofert, zamawiający musi również ustalić, czy oferta nie podlega odrzuceniu na podstawie którejkolwiek z przesłanek odrzucenia oferty. Katalog przesłanek zawarty jest w art. 89 ust. 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych.
Do tej pory został omówiony obowiązek odrzucenia oferty, jeżeli ta jest niezgodna ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, oraz obowiązek odrzucenia oferty, jeżeli zawiera rażąco niską cenę.
W przepisie znajdziemy jednak szereg innych przesłanek, których spełnienie powoduje odrzucenie oferty. Są nimi na przykład niezgodność oferty z ustawą; okoliczność, że oferta zawiera błąd w obliczeniu ceny; brak wyrażenia przez wykonawcę zgody na przedłużenie terminu związania ofertą; brak wniesienia wadium (lub wniesienie wadium w nieprawidłowy sposób); nieważność oferty na podstawie odrębnych przepisów.
Wszystko to zamawiający musi zweryfikować na etapie badania ofert.
W toku badania ofert mogą ze strony zamawiającego pojawić się wątpliwości co do treści złożonej oferty. W takiej sytuacji zamawiający może (a nawet powinien) żądać od wykonawcy stosownych wyjaśnień. Wyjaśnienia mogą dotyczyć wszystkich elementów oferty. Należy jednak pamiętać, że zakazane jest prowadzenie z wykonawcą negocjacji co do treści oferty i dokonywanie w niej jakichkolwiek zmian czy uzupełnień (poza poprawą omyłek – o czym niżej). Innymi słowy, w wyniku zastosowania procedury wyjaśnień wykonawca może na przykład wyjaśnić pewne rozbieżności w jego ofercie lub wytłumaczyć pewne kwestie, które nie są dla zamawiającego do końca zrozumiałe. Nie może natomiast zmieniać oferty.
Częstą zdarza się, że wykonawcy popełniają błędy w złożonych ofertach. Na szczęście nie każdy błąd oznacza od razu konieczność odrzucenia oferty. Zamawiający ma obowiązek poprawy w ofercie tak zwanych omyłek. Omyłka nie jest zdefiniowana w przepisach prawa zamówień publicznych, jednak można uznać, że jest to błąd wykonawcy znajdujący się w ofercie, ale wynikający z niezamierzonego i nieświadomego działania.
Ustawa wyróżnia trzy rodzaje omyłek:
W przypadku gdy zamawiający uzna, że w ofercie wykonawcy znajduje się jedna z trzech wymienionych wyżej omyłek, to ma obowiązek ją poprawić.
Należy jednak zwrócić uwagę, że często nie do końca jednoznaczna jest granica pomiędzy omyłką, którą zamawiający ma obowiązek poprawić, a zamierzonym i świadomym błędem, który powoduje już odrzucenie oferty.
O poprawie omyłki należy niezwłocznie zawiadomić wykonawcę. W przypadku innej omyłki polegającej na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodującej istotnych zmian w treści oferty, wykonawca ma możliwość niewyrażenia zgody na poprawę omyłki, co skutkuje jednak odrzuceniem oferty tego wykonawcy.
Kolejnym etapem następującym bezpośrednio po badaniu ofert jest ich ocena. Polega ona na ustaleniu, jaką liczbę punktów otrzymają poszczególni wykonawcy. Ocena ofert bazuje na kryteriach oceny ofert podanych wcześniej przez zamawiającego w SIWZ.
Kryteria oceny ofert jest to miernik, za pomocą którego zamawiający ocenia, który z wykonawców złożył najkorzystniejszą ofertę. Podstawowym kryterium oceny ofert jest cena (lub koszt) – im jest ona niższa, tym wykonawca zostanie wyżej sklasyfikowany. Jednocześnie zamawiający może (a w dużej liczbie przypadków – musi) wprowadzić również inne kryteria oceny ofert, takie jak na przykład jakość danego produktu, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne albo na przykład termin dostawy.
Ocenie ofert podlegają wyłącznie te oferty, które w toku badania nie zostały odrzucone. Dlatego ocena ofert jest poprzedzona ich badaniem.
Dokonując oceny ofert, zamawiający tworzy ranking ofert i w ten sposób otrzymuje informację, która oferta jest najkorzystniejsza.
Zakończeniem całej procedury jest wybór oferty najkorzystniejszej. Jest to oficjalne ogłoszenie przez zamawiającego, że w postępowaniu została wybrana oferta. Teraz pozostaje zamawiającemu odczekać ustawowy termin na skorzystanie przez wykonawców ze środków ochrony prawnej. W przypadku gdy w ustawowym terminie nie zostanie złożone żadne odwołanie, to zamawiający może już zawrzeć umowę z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
Nieco odrębnie od procedury zwykłej, która została opisana do tej pory, wygląda tak zwana procedura odwrócona (to znaczy procedura, o której mowa w art. 24aa Ustawy Prawo zamówień publicznych). W procedurze odwróconej występują również wszystkie dotychczas opisane etapy (to znaczy weryfikacja podmiotowa wykonawców oraz badanie i ocena ofert), ale w nieco innej kolejności.
Zgodnie z art. 24aa ust. 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający może, w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, najpierw dokonać oceny ofert, a następnie zbadać, czy wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, o ile taka możliwość została przewidziana w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu.
Zastosowanie procedury odwróconej powoduje, że zamawiający nie rozpoczyna pracy z ofertami od weryfikacji podmiotowej wykonawców, lecz od badania i oceny ofert.
Zamawiający w pierwszym rzędzie sprawdza, czy oferty podlegają odrzuceniu (w tym sprawdza, czy oferta jest zgodna z SIWZ, czy zawiera rażąco niską cenę oraz sprawdza zaistnienie pozostałych przesłanek obligujących do odrzucenia oferty), wyjaśnia treść oferty i dokonuje poprawy omyłek (o ile zachodzi taka konieczność). Potem następuje ocena ofert w ramach przedstawionych wcześniej kryteriów i stworzenie rankingu ofert. Dopiero później następuje weryfikacja podmiotowa wykonawcy, z tym jednak zastrzeżeniem, że zamawiający weryfikuje tylko tego wykonawcę, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza (tzn. uplasowała się na najwyższej pozycji rankingowej).
Tym samym zamawiający nie musi w ogóle weryfikować wykonawców, których oferty zostały ocenione niżej (w tym nie musi nawet weryfikować oświadczenia wstępnego, do czego byłby zobowiązany gdyby zastosował procedurę zwykłą). Powoduje to, że zastosowanie procedury odwróconej może przyczynić się do przyśpieszenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W celu uniknięcia wątpliwości przy tej okazji należy wyraźnie odróżnić dwa pojęcia, to jest „ofertę ocenioną jako najkorzystniejszą” oraz „ofertę wybraną jako najkorzystniejszą”. „Oferta oceniona jako najkorzystniejsza” to oferta, która na razie została zbadana oraz oceniona i aktualnie plasuje się na najwyższej pozycji rankingowej. „Oferta oceniona najwyżej” nie została jednak jeszcze w pełni zweryfikowana (to znaczy nie miała jeszcze miejsca weryfikacja podmiotowa), a w konsekwencji ostatecznie może się jeszcze okazać, że na przykład wykonawca, który złożył tę ofertę, będzie podlegał wykluczeniu z powodu niespełnienia warunków udziału w postępowaniu lub zaistnienia w stosunku do niego podstaw wykluczenia.
Z kolei „oferta wybrana jako najkorzystniejsza” to oferta, która przeszła już całą weryfikację (w tym również weryfikację podmiotową) i oficjalnie została uznana przez zamawiającego jako oferta najkorzystniejsza.
Wymaga również podkreślenia, że procedurę odwróconą można zastosować tylko w przypadku przetargu nieograniczonego. Zastosowanie procedury odwróconej wymaga wskazania tego wcześniej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu.
Nie zawsze postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego kończy się wyborem oferty najkorzystniejszej (a w dalszej kolejności zawarciem umowy – udzieleniem zamówienia). Zdarzają się sytuacje, w których konieczne staje się unieważnienie postępowania. W przypadku unieważnienia postępowania znosi się wszystkie czynności podjęte przez zamawiającego w toku postępowania.
Przesłanki unieważnienia postępowania zostały określone w art. 93 ust. 1 (przesłanki obligatoryjne) oraz ust. 1a i 1d (przesłanki fakultatywne). Spośród nich stosunkowo często mają miejsce w praktyce:
Cały proces weryfikacji wykonawców oraz badania i oceny ofert jest stosunkowo skomplikowany, i podczas niego zamawiający musi podjąć wiele czynności. W dodatku należy pamiętać, że cały tok postępowania będzie wyglądał nieco inaczej w zależności od tego, czy zastosowana zostanie procedura zwykła, czy też procedura odwrócona.
Prawidłowo i starannie wykonana weryfikacja wykonawców oraz badanie i ocena ofert dają zamawiającemu pewność, że dokonuje wyboru oferty, która jest najkorzystniejsza spośród wszystkich złożonych ofert.
Copyright © 2024 Elamed | Polityka prywatności
