Funkcjonowanie każdego laboratorium wiąże się z kosztami wyposażenia, materiałów zużywalnych oraz wynagrodzenia pracowników. Oprócz wymienionych składowych na pewno należałoby dodać koszty związane z wynajmem lub amortyzacją powierzchni, obsługą prawną itp. Jednak elementy te nie będą zagadnieniami naszych rozważań.

Nowoczesne laboratorium 

Nowoczesne laboratorium poddawane jest ciągłej presji konkurencyjności, która najczęściej sprowadza się do oczekiwania przez zlecających zaoferowania jak najniższych cen przy zachowaniu wysokiej jakości. Spełnienie tego wymogu jest trudne, a wręcz niemożliwe bez stałej modernizacji wyposażenia pomiarowego oraz zmieniania na nowsze technologii pomiarowych po stronie materiałów zużywalnych. Nikogo nie trzeba dziś przekonywać, że dostawcy, tak aparatury analitycznej, jak i zestawów odczynnikowych, stale modyfikują swoje produkty i relatywnie często wprowadzają nowe rozwiązania, które mają pomóc w sprostaniu presji konkurencyjności.
W tym wyścigu brakuje tylko jednego elementu niezbędnego dla pełni jego realizacji, a mianowicie środków finansowych niezbędnych do realizacji modernizacji platform laboratoryjnych i wygrywania z konkurencją poprzez uzyskiwanie jak najlepszych wyników finansowych przy zachowaniu wysokiej jakości usług.
Oczywiście sytuacja nie jest bez wyjścia, bo tak jak natura nie akceptuje próżni, tak sektor finansowy tworzy rozwiązania, które mają pomóc nowoczesnym laboratoriom w korzystaniu z najnowszych technologii i podnoszeniu swojej przewagi konkurencyjnej nad innymi podmiotami w tym samym segmencie.
W celu rozpoczęcia naszych rozważań konieczne będzie zdefiniowanie podstawowych pojęć, które pozwolą nam na łatwiejsze przeczytanie tego artykułu oraz sprawniejsze poruszanie się w szerokiej gamie oferowanych przez rynek rozwiązań finansowych.

Zakup sprzętu

Zatem najprostszym sposobem stania się posiadaczem aparatury laboratoryjnej w postaci np. analizatora jest zakup. Podążając za definicją ze słownika języka polskiego, do którego będziemy odwoływać się jeszcze kilkukrotnie, można stwierdzić, że zakup jest czynnością kupowania, a samo kupowanie to nabycie czegoś za pewną sumę pieniędzy. Zakup jednak, jakkolwiek wygląda prosto, generuje szereg problemów, ponieważ przedmiot stał się naszą własnością, a co za tym idzie – podlega deprecjacji, czyli obniżeniu wartości. Od strony formalnej nasz przedmiot jest amortyzowany, co jest procesem polegającym na stopniowej utracie wartości eksploatowanego urządzenia w wyniku zużycia. Wartość ta jest przenoszona na wytwarzane produkty, a gromadzone środki powinny odtworzyć to zużycie. Słowem zakup wyposażenia wymaga posiadania sporych środków finansowych i założenia deprecjacji zakupionego przedmiotu z jednej strony, a z drugiej takiego funkcjonowania laboratorium od strony komercyjnej, które zrównoważy deprecjację i umożliwi wypracowanie środków na kolejny zakup lub zakupy w ramach rozwoju laboratorium poprzez rozszerzanie oferty. To powoduje konieczność bardzo rozsądnego doboru kupowanego wyposażenia, a jednocześnie stwarza pewne ryzyko biznesowe.
Kolejnym bardzo często pomijanym aspektem jest oszacowanie pełnych kosztów wynikających z eksploatacji urządzenia, na które, poza kosztem zakupu, składają się koszty jego eksploatacji, ze szczególnym naciskiem na utrzymanie sprzętu w pełnej sprawności przez cały okres funkcjonowania. Na tę grupę kosztów składają się: media, koszt materiałów eksploatacyjnych, obsługa serwisowa. Często w perspektywie pięcioletniej te koszty stanową równowartość zakupionego instrumentu. Zakup niesie ze sobą jeszcze jedno ryzyko, otóż będąc posiadaczem konkretnego modelu, przez okres jego amortyzacji użytkownik jest ograniczony technologią oraz wydajnością urządzenia. W przypadku pojawienia się nowej technologii, która będzie wydajniejsza lub bardziej czuła, automatycznie tracimy dystans do laboratoriów wykorzystujących to nowsze rozwiązanie. Nawet przy próbie sprzedaży posiadanego wyposażenia uzyskamy mniej środków, niż wynikałoby to z deprecjacji urządzenia, ponieważ trzeba uwzględnić efekt wynikający z pojawienia się nowej technologii. Podsumowując, należy podkreślić, że to, co wydaje się najprostszym i najlepszym rozwiązaniem, okazuje się generować sporo problemów w aktualnej rzeczywistości i stawia pod dużym znakiem zapytania sens ekonomiczny i techniczny takiej drogi nabycia wyposażenia. Ograniczona elastyczność i brak przewidywalności kosztów to największy problem przy gotówkowego zakupie sprzętu.
Będzie on bardzo podobny w przypadku zakupu z płatnością ratalną, z tym że koszt staje się większy o wysokość odsetek.

Dzierżawa 

W obliczu problemów ze zgromadzeniem stosownej ilości środków na zakup aparatury analitycznej idealnym wręcz rozwiązaniem wydaje się dzierżawa, czyli popularny leasing. Ta forma finansowania na naszym rynku pojawiła się ponad dwadzieścia lat temu. I zgodnie z definicją jest to użytkowanie rzeczy albo prawa majątkowego przez ustalony czas w zamian za określoną opłatę. Na pewno ten sposób wejścia w użytkowanie aparatury laboratoryjnej stacje się coraz bardziej powszechny i coraz częstszy, choć nadal jest przyjmowany z wieloma obawami. Z biznesowego punktu widzenia wydaje się on idealnym rozwiązaniem. Wystarczy dobrze przygotowane studium wykonalności projektu, aby optymalnie dobrać warunki finansowe dzierżawy, a następnie już tylko podpisanie umowy, by po chwili oczekiwania aparatura została zainstalowana w laboratorium, a po instalacji jedynie realizacja zleceń i umów przez najbliższych kilka lat, kiedy to płacimy raty czynszu za wynajem, a potem możliwy wykup przedmiotu dzierżawy. Na pewno po stronie zalet należy zapisać brak konieczności posiadania środków na sfinansowanie całości inwestycji, wystarczy niewielka część wartości sprzętu, podpisanie umowy oraz oczywiście dobrze zaplanowany pomysł biznesowy. Naturalnie w tym przypadku również istnieją ograniczenia, które należałoby omówić, podobnie jak przy zakupie gotówkowym. Pierwszym problemem jest to, że o finansowane urządzenie jesteśmy zmuszeni dbać, czyli musimy je regularnie serwisować. Dbałość ta przejawia się w przeglądach okresowych, jak również naprawach w przypadku awarii. O ile koszty przeglądów okresowych można w miarę precyzyjnie zdefiniować, o tyle koszty napraw są niewiadomą. Do kosztu utrzymania aparatury powinniśmy doliczyć również jego ubezpieczenie, choć najczęściej wyręcza nas w tym podmiot, który wydzierżawia nam przedmiot. Jeszcze jednym minusem jest sztywny okres umowy dzierżawy, co jest istotnym ograniczeniem w przypadku, kiedy zmienia się przepustowość laboratorium lub pojawia się nowa technologia, która jak w poprzednio rozważanej sytuacji, może być bardziej wydajna, charakteryzować się lepszą czułością, a przede wszystkim być tańsza, co istotnie wpływa na wynik finansowy laboratorium. Użytkowanie aparatury w drodze dzierżawy ma niewątpliwie wiele zalet, a głównymi wadami jest brak możliwości policzenia całkowitego kosztu posiadania urządzenia oraz brak elastyczności w zakresie jego wymiany na nowszy model w czasie trwania umowy. Dodatkowo w warunkach Polski w przypadku dzierżawy brakuje wyspecjalizowanych podmiotów obsługujących tę część rynku, choć pojawiają się pierwsze oznaki zmiany tej sytuacji.

Wynajem 

Ponieważ rynek nie lubi próżni, w odpowiedzi na słabe strony zakupu oraz dzierżawy pojawiła się oferta wynajmu sprzętu laboratoryjnego. Co do samej definicji, wynajem to oddanie komuś lub wzięcie od kogoś prawa do czasowego użytkowania pewnej własności za zapłatą. Analizując definicję dzierżawy i wynajmu, może się wydawać, że co do zasady jest to takie samo działanie, ale to tylko pozór, ponieważ są one inaczej definiowane od strony prawnej oraz podatkowej. Obie formy użytkowania zostały precyzyjnie opisane w Kodeksie cywilnym, w części zatytułowanej Najem i dzierżawa (Tytuł XVII). Z punktu widzenia laboratorium wynajem wydaje się znosić minusy dzierżawy, ponieważ umowa zakłada w czasie jej trwania możliwość unowocześnienia wynajmowanej aparatury. Wszystkie wydatki związane z utrzymaniem urządzenia, czyli koszt najmu, obsługi serwisowej, na którą składają się przeglądy okresowe oraz usuwanie awarii, są wliczone w miesięczne opłaty z tytułu użytkowania przedmiotu. Podobnie koszt jego ubezpieczenia zawarty jest w okresowym czynszu. Po upływie umówionego przez strony okresu najmu urządzenia umowa może zostać przedłużona lub zawarta na nowo albo zakończona, i wówczas wynajmujący sprzęt demontuje go i zabiera z laboratorium. Sytuację można porównać z wynajmem samochodu, kiedy to jedyne, co powinno interesować kierującego, to okresowe tankowanie pojazdu i przestrzeganie przepisów ruchu drogowego. W zasadzie kierowca płaci za używanie sprawnego samochodu. Podobnie dzieje się w przypadku wynajmu aparatury laboratoryjnej, kiedy to z definicji płacimy za użytkowanie przedmiotu, nie przejmując się problemami typowymi dla sytuacji, kiedy sprzęt został zakupiony lub wydzierżawiony. Sam kształt umowy zależy od warunków, które ustaliły obie strony, ale będą to niuanse, które nie mają wpływu na zasadniczy kształt zawartej umowy.

Kontrakt odczynnikowy 

W naszych rozważaniach należałoby wspomnieć o jeszcze jednej możliwości uzyskania aparatury laboratoryjnej, jaką jest tzw. kontrakt odczynnikowy. W tej formie strony podpisują ze sobą umowę, w której podmiot najmujący zobowiązuje się do kupowania w konkretnym okresie odczynników i materiałów zużywalnych z zamiarem ich wykorzystywania na danym urządzeniu. Ten sposób używania aparatury na pierwszy ogląd jest atrakcyjny, ale niesie ze sobą szereg ograniczeń i z zasady jest przeznaczony dla wąskiej grupy laboratoriów diagnostycznych. Największą jego wadą jest to, że w ramach kontraktu praca odbywa się w systemie zamkniętym. Czyli urządzenie pracuje tylko i wyłącznie z materiałami eksploatacyjnymi tego samego producenta, a procedury analityczne są ściśle zdefiniowane i praktycznie niemodyfikowalne. W tym modelu brakuje możliwości zmiany lub modyfikacji technologii pomiarowej, jak również samego urządzenia, lub jest on znacząco ograniczona. Poza tym użytkownik musi realizować zakupy odczynników niezależnie od rodzaju i liczby wykonywanych badań. Ten model korzystania z aparatury pomiarowej zyskał popularność w laboratoriach diagnostycznych w zakresie grupy analiz, które są łatwe do oszacowania. Jego zaletą, podobnie jak w przypadku wynajmu, opisanym wcześniej, jest to, że korzystający jest zabezpieczony od strony serwisowej i zapewnienia sprawnego urządzenia, ale oszacowanie całkowitego kosztu jego użytkowania nie jest do końca możliwe.

Podsumowanie i wnioski 

Dzisiejszy rynek oferuje laboratorium szereg możliwości wejścia w użytkowanie wybranej aparatury pomiarowej, a swoją ofertą na pewno pomaga zoptymalizować koszty i ściśle je zdefiniować. Dzięki temu unika się rozczarowań i przestojów w wykonywaniu badań. Na pewno najbardziej nowoczesnym sposobem prowadzenia laboratorium jest wynajem aparatury badawczej, ponieważ pozwala to na pełną kontrolę kosztów oraz na szybkie reagowanie na zmieniające się zapotrzebowanie oraz nowe technologie. Od strony psychologicznej najtrudniejsza będzie zmiana naszego przyzwyczajenia do zakupu aparatury, który jest najmniej elastyczną formą pozyskiwania sprzętu. Choć w pewnych sytuacjach może być jedyną drogą, na przykład kiedy uczelnia lub instytut naukowy otrzymuje dotację celową. Oferty wynajmu i dzierżawy z definicji były dedykowane laboratoriom komercyjnym, ale coraz częściej trafiają również do jednostek naukowych. Fakt ten wynika ze zmiany sposobu finansowania projektów naukowych oraz rozbieżności między amortyzacją aparatury a czasem trwania projektu naukowego. Ostatnią nowością na rynku jest możliwość wynajęcia zaawansowanych spektrometrów mas.
Na pewno czeka nas wiele zmian w zakresie pozyskiwania aparatury kontrolno-pomiarowej i jednego można być pewnym: że coraz częściej konieczne będzie przeprowadzenie rachunku kosztów, tak aby działalność laboratorium była jak najbardziej efektywna.